Управление

Почему мы отказались от типичного проектного подхода

Валерия Прохорова — Арт-директор
Валерия Прохорова
Арт-директор

Перед тем, как рассказать о нашем методе ведения проектов, стоить объяснить почему мы отказались от типичного проектного подхода. Под ним я подразумеваю «обычную» поэтапную схему ведения проекта, которая так популярна в компаниях. Результаты фиксируются в техническом задании, а сроки — в смете, что дает уверенность в составе и объеме всех работ по проекту. За эту уверенность клиенты его любят.

Но реальность далека от ожиданий. Помимо гарантий, подход влечет за собой и ограничения. Подрядчик выполнит только то, что запланировано. Дополнительные пожелания клиента, идеи возникающие в процессе и неожиданные препятствия на пути — сложно учитывать. А уступки со стороны подрядчика приведут к катастрофе и плачевны для всех.

Чтобы лучше понять проблему, рассмотрим типичный подход поэтапно:

Заявка
В феврале клиент обращается в агентство, хочет продавать велосипеды в интернете. Задача — разработать проект до мая, чтобы успеть в сезон продаж. На разработку выделяется 3 месяца.

Переговоры
Менеджер составляет техническое задание, рассчитывает смету и составляет календарный план. После обсуждения деталей заключается типовой договор: студия обязуется выполнить работы в срок, согласно ТЗ, а клиент обязуется их оплатить. Проект в работе.

Дизайн
Дизайнер приступил к работе, но клиент еще не прислал материалы для сайта. Принимается решение выполнить дизайн без них, чтобы не отставать от графика.
Готовые макеты сайта присылается в срок, но клиент в отъезде. Макеты зависли на согласовании, дизайнер переключается на другие проекты. Отставание планируется нагнать за счет будущих работ.

Согласование
Отставание неделя. Клиент вернулся, изучает макеты. Понимает, что ожиданиям не соответствуют: цвета не те, логотип старый, слоган не учтен. Информация взята из интернета. Собирает материалы, отправляет менеджеру переделать, чтобы увидеть картину целиком.
Пока вносятся правки, клиент советуется с другом. Возникает новая идея — добавить сравнение товаров. Считает ее важным преимуществом перед конкурентами. После переговоров менеджер идет на уступки и добавляет задачу.
Дизайнер временно замораживает другие проекты и полностью уделяет внимание клиенту. Спустя две недели макеты утверждаются.

Программирование
Отставание 3 недели. В работу подключаются программисты. Менеджер просит сделать проект быстрее, чтобы нагнать отставание. Но ускориться не получается: проект получился объемным, функций много, всего учесть изначально не получилось + дизайнер не предусмотрел миллион деталей. Разработка займет не 3 недели, а минимум 6.
Между тем, клиент просит ускориться, чтобы попасть в сезон. Менеджер подключает к проекту еще одного дизайнера и разработчика.

Переломный момент
Отставание 8 недель. Окончание работ в ближайшее время не предвидится. Проект затянулся: менеджер измотан, клиент нервничает, исполнители «перегорели». Чтобы спасти ситуацию, подключается директор студии. Он объясняет проблему и договаривается на увеличение срока. Клиент соглашается, но оплачивать дополнительное время не готов.
Студия вынуждена работать бесплатно, а к плану проекта прибавляется 2 месяца.

Кризис
Июнь, сезон в разгаре, а сайта по-прежнему нет. Агентство работает на износ: дизайнеров дергают из других проектов, у программистов постоянно всплывают новые ошибки в коде, менеджер подавлен и, скорее всего, на успокоительных.
Сайт сырой и до конца не отлажен. Страницы грузятся долго, анимация глючит, а сравнение товаров работает раз через раз. Но принимается решение работу сдать.

Последствия
Ожидания клиента не оправдались, в макетах сайт выглядел лучше. Ему уже не так важны сроки, как просто получить хороший продукт.
Директор во второй раз договаривается об отсрочке уже под личную ответственность.
Добавляется неделя. Он подключает все ресурсы студии, а остальные проекты замораживает. Неделя работы проходит в аду, незаметно и вторая, и третья.

Запуск
С трехмесячным отставанием от срока в договоре, сайт открывают.
Публика никак не реагирует: спрос упал, а сайт посредственный.
Исход для обеих сторон хуже некуда:

  • Агентство в убытке, половина проекта сделала бесплатно, а в процессе заморозились и несколько других. В портфолио сайт не добавить — за результат стыдно.
  • Клиент разочарован, сезон упущен. Уверен, что студия его подвела. Он ожидал хороший сайт за три месяца, а запустил недоработку через полгода.

Итог
Оправдания для подобных ситуаций всегда найдутся: неопытный менеджер, проект оказался сложнее первичной оценки, клиент был слишком требовательным или безучастным, дизайнеры-дилетанты, разработчики-лентяи. Обеим сторонам будет казаться, что это просто неудачное стечение обстоятельств и в следующий раз таких ошибок не будет. Но это не так.

Корни проблемы куда глубже, в самом подходе. В начале работы никто не хочет думать о рисках: клиенту нужно быстрее получить проект, менеджеру — продать. Планирование составляется на основе идеальной ситуации, в которой макеты согласовываются с первого раза, сотрудники не ошибаются, а до дедлайна целая вечность. Все внимание концентрируется на том, что контролировать нельзя — на результате, теряя из виду то, что контролировать нужно — средства. В итоге ничто не идет по плану и работа растягивается.

В Эдакс нам важно запускать проекты вовремя. Как не срывать сроки и оправдывать ожидания расскажем в следующий раз.